Como fazer uma gestão de tempo eficiente?
janeiro 30, 2017
Com o volume de atividades e decisões cada vez maior no dia a dia das corporações, muitos gestores têm a sensação de que o expediente é insuficiente para resolver todas as demandas. No entanto, é possível dar conta de todas as metas e tarefas por meio da gestão do tempo. Afinal, quem evita a procrastinação e age de acordo com critérios preestabelecidos consegue obter sucesso na administração. E você, procura mais eficiência no trabalho? Para melhorar a produtividade no seu setor, vamos mostrar neste post cinco dicas que certamente farão a diferença na sua gestão de tempo!
1. Esboce um plano de ação
Planejamento é fundamental na gestão de tempo. Por isso, esboçar um plano de ação no dia anterior às atividades previstas é essencial para organizar a distribuição de tarefas e as prioridades. Além disso, quando um gestor analisa as possibilidades com antecedência, pode ter mais ideias e insights, o que contribui imensamente para a produtividade da equipe. Dessa maneira, por meio de um planejamento diário, semanal ou mensal, e a partir do estabelecimento de metas e outros desafios, é possível ter o melhor direcionamento das atividades dos colaboradores.
2. Faça um diagnóstico
Saber quanto tempo você gastará em um deslocamento externo ou em uma reunião ajuda a estabelecer prioridades no seu dia. Sempre faça as atividades mais urgentes primeiro e não deixe de analisar profundamente o que necessita de uma solução imediata. Os diagnósticos das diferentes demandas também necessitam de uma equipe bem alinhada para repassar, de forma clara e objetiva, o que está fora dos eixos, assim, uma comunicação certeira também contribui com a gestão do tempo.
3. Organize seus aplicativos
Manter os aplicativos do seu tablet,
smartphone e as pastas no seu computador de mesa bem organizados, apenas com os arquivos necessários para o desenvolvimento do seu trabalho, ajuda muito a evitar perdas de tempo. O arquivamento em nuvem também é uma boa alternativa, já que muitos problemas podem ser resolvidos mesmo longe da empresa, desde que haja um
ponto de acesso à internet. É importante também contar com o auxílio da tecnologia para estabelecer uma agenda diária. Para isso, existem vários aplicativos para o arquivamento de documentos, utilização de listas, agendas, controle do tempo, entre outros.
4. Capacite sua equipe
Os ensinamentos sobre gestão de tempo devem ir além do seu conhecimento. Quanto mais colaboradores agirem da mesma forma, tendo o gestor como um exemplo a ser seguido, melhor será para a produtividade. Para isso, faça palestras na sua corporação e leve as técnicas para toda a equipe, cobrando os resultados. Inclusive, é preciso incentivar a cultura da otimização do tempo até mesmo em atividades corriqueiras, como no cafezinho ou em uma viagem.
5. Delegue funções
Outra dica valiosa é delegar funções para pessoas que estejam capacitadas em sua equipe. Com isso, você poderá receber apenas as informações referentes ao andamento e conclusão de determinada atividade, sem a necessidade de ficar na supervisão a todo o momento.
Automatizar todos os setores da empresa, criando sistemas de gestão integrada, também é uma boa alternativa para otimizar o tempo, contribuindo para agilizar os processos. Quanto mais rápida a sua equipe for, mantendo os padrões de qualidade desde a produção até a entrega ao cliente final, maiores serão as chances de sucesso. Para sair na frente, é preciso investir todos os esforços na gestão do tempo. Afinal, os lucros poderão cair drasticamente se a sua empresa “parar no tempo”! E aí, gostou do nosso post? Deixe aqui o seu comentário e conte a sua experiência em relação à gestão do tempo!
